Chargé(e) de gestion commerciale, facturation et conformité (H/F)
Description du poste
Le rôle de chargé(e) de gestion commerciale, de la facturation et de la conformité est appelé en interne « SPACE » (Sales partners for administration, compliance and excellence). Il s’agit d’un un rôle stratégique, intégré aux équipes clients dans le département vente et qui contribue directement au succès commercial de Procter & Gamble.
Le SPACE joue un rôle clé dans le soutien à l’équipe client en assurant une gestion fluide et efficace des opérations de facturation en collaboration étroite avec les Responsables Comptes Clés (AE – Account Executives) de l’équipe.
Missions principales
Il/elle est responsable de l’ensemble du cycle de vie des factures pour tous types d’investissement négociés par les AE (promotionnels, de négociation annuelle.etc) en assurant : le contrôle, l’approbation et le suivi de leur traitement avec la mise en place de suivis rigoureux des litiges ou des factures problématiques.
En outre, il/elle coordonne les vérifications de procédures internes en s’assurant du respect celles-ci autour des investissements mis en place par les AE et met à jour les informations dans les différents outils de suivi.
Profil recherché
Le/la candidat(e) idéal(e) devra être capable de faire preuve d’une exécution sans faille, en respectant les procédures et en maitrisant nos systèmes internes.
Il/elle devra faire preuve d’autonomie, de leadership mais aussi d’un esprit d’équipe fort pour collaborer efficacement avec les équipes clients et le reste de la communauté SPACE.
Des compétences techniques solides sur les données chiffrées, notamment sur l’outil Excel, seront particulièrement recherchées.
Détails des responsabilités
Gestion des investissements et de la documentation associée:
Récupérer et archiver la documentation sur le SharePoint interne pour tous les types d’investissement négociés par les AE (preuve d’alignement avec l’externe et preuve d’exécution de l’accord) : promotions, exécutions en magasin, exécutions média.etc.
Assurer le suivi en interne (auprès des AE) ou en externe (auprès des clients) si la documentation n’est pas reçue ou incorrecte
Spécifiquement pour les investissements de négociation annuelle : réaliser un suivi trimestriel sur un fichier Excel et en partager un statut trimestriel aux équipes clients
Vérifier les alignements entre la documentation archivée et nos systèmes internes pour assurer le suivi auprès des AE en cas d’incohérence et mettre à jour les systèmes internes en cas de besoin
Effectuer des vérifications sur le suivi des procédures internes autour de la facturation et signaler tout risque potentiel
Aider à fournir la documentation nécessaire en cas de vérifications réalisées par d’autres équipes en interne
Validation des factures reçues des clients:
Vérifier les factures reçues et les approuver si elles sont en ligne avec les attentes prévues dans les procédures
Gestion des litiges pour les factures problématiques:
En cas d’incohérence ou de problème sur les factures : signaler les problèmes et assurer le suivi en interne (auprès des AE) ou en externe (auprès des clients)
Soutenir la résolution et l’analyse des réclamations venant des clients en proposant des solutions
Fournir un état mensuel aux équipes clients sur les factures problématiques
Développer l’organisation en interne:
Nourrir l’esprit d’équipe en contribuant à la cohésion de la communauté SPACE
Réfléchir à des pistes de simplification des procédures
Former les AE aux procédures liées à la validation des factures
